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GTD no Zim

Este artigo foi traduzido do artigo Getting Things Done, publicado no Manual do Zim. Se você não conhece o Zim, trata-se de um excelente wiki pessoal para desktop. Recomendo conhecer!

GTD no Zim

A metodologia GTD basicamente trata de manter listas de tudo tipo de afazer com que você precisa se preocupar. A ideia é que quando tudo o que precisa ser feito é registrado em uma lista, você fica em paz porque não tem que manter essas coisas na mente o tempo inteiro. Entretanto, é essencial que você possa acessar as listas e manuseá-las para saber sempre o que tem pra fazer em seguida, a qualquer momento, estando disponíveis o tempo e as ferramentas necessárias.

Se não estiver familiarizado com o livro sobre GTD, você pode procurar por aí pela internet a respeito: há inúmeros sites tratando do tema. Para resumir, veja o diagrama de fluxo de como seria tratada uma tarefa em GTD:

A metodologia GTD deixa espaço para o usuário escolher como implementá-la e que ferramenta utilizar. Você pode fazer isso usando algum software gerenciador de tarefas, mas também pode simplesmente usar papel e caneta. Há muitos softwares projetados especificamente para GTD, mas zim não é um deles. Entretanto, a vantagem de utilizar um editor mais genérico como o zim é que fica mais fácil adaptá-lo ao modo como você quer que esse gerenciamento seja feito. O ponto negativo é que você precisará de um pouco mais de disciplina, comparado com o uso de uma ferramenta específica para GTD. Porém, aqui apresento como eu faço.

Como eu implemento GTD no Zim

Organização do Caderno

Primeiro crie um novo caderno para ser utilizado especificamente como um gerenciador de tarefas. Crie páginas para várias categorias. Eu uso “Projetos”, “Gaveta” e “Arquivo”, respectivamente para os projetos em execução, engavetados e descartados. Há duas páginas especiais, uma chamada “ENTRADA”, que é o local genérico para qualquer novidade que chegue no gerenciamento de tarefas, e outra chamada “Tarefas” (que é uma subpágina de “Projetos”), com uma lista genérica de tarefas que não estão ligadas a nenhum projeto em particular.

 

ENTRADA
+ Projetos
  |-- Tarefas
  |-- Projeto em atividade 1
  `-- Projeto em atividade 2
+ Gaveta
  |-- Ideia 1
  `-- Ideia 2
+ Arquivo
  |-- Projeto antigo 1
  `-- Projeto antigo 2

Eu tenho muitas páginas no nível de topo do caderno, com várias listas. Elas não contém tarefas, exemplos são uma lista com livros emprestados ou uma lista com ideias para presente de aniversário. Se você tem muitas dessas listas, considere colocar uma seção em separado “Listas”. É importante que essas listas não contenham tarefas.

Adicionalmente, acho útil manter uma seção com anotações também. São poucas informações que eu encontro que podem ser úteis para múltiplos projetos. Você também pode escolher usar um caderno inteiro à parte para fazer isso e manter separadas do gerenciamento de tarefas as suas anotações.

Definindo Tarefas

Como eu mencionei antes, tarefas singulares e pequenas vão para a lista “Projetos:Tarefas”. Mas tarefas que são mais complexas ou tenham múltiplas subtarefas se tornam projetos e esses recebem suas próprias páginas como subpágina da seção “Projetos”. Essas páginas de projeto podem ter páginas-filhas, por exemplo, com informações relacionadas.

Uma das vantagens da edição livre é que você não precisa saber o que está acontecendo com a tarefa desde o início. Alguns projetos eu comecei como um projeto com objetivo bem definido, outros eu comecei como tarefas avulsas, até que eles ocupassem muito espaço e fossem movidos para suas próprias páginas.

Para definir tarefas individuais, eu uso caixas de seleção. Isso força a descrição principal a caber em uma linha, o que é bom para garantir que cada tarefa se refira claramente a uma ação física. De fato, junto da caixa de seleção pode vir um parágrafo inteiro ou muitas subpáginas com os detalhes todos. Se a descrição soar mais como um tópico do que com uma ação, provavelmente ela precisa ser dividida em itens menores, que sejam ações de fato. Você só deve definir tarefas dentro da seção “Projetos”, mas pode colocá-los em qualquer lugar da página. Por exemplo, se você usa uma página filha da página do projeto para preparar a ata da reunião e você pegou algum item, simplesmente coloque uma caixa de seleção do lado – não é necessário navegar até a lista principal de tarefas.

Agora para pegar uma visão geral de todas as tarefas, ative o plugin “Lista de Tarefas” e marque a opção “Considerar todas as caixas de seleção como tarefas”. Isso mostrará uma lista plana das tarefas definidas por todo o caderno e ordenadas por prioridade. Adicionalmente, tarefas podem ter etiquetas para que possam ser filtradas. Etiquetas parecem com “@trabalho” ou “@casa” e aparecem na mesma linha que a caixa de seleção, na descrição da tarefa. Você pode usar a etiqueta “@espera” para tarefas que você precisa marcar mas estão agora esperando algo ou a ação de alguém.

Tarefas-itens também podem ter um prazo de vencimento, que será mostrado na lista de tarefas. Mas eu não uso isso – esses prazos sempre vão mudando de qualquer forma. Prioridade pode ser associada com “!”, mas não use isso demais, lembre-se que quando tudo é prioridade, na verdade nada é prioridade. Prioridade é para colocar uma tarefa como mais importante que as outras para depois podermos adotar o ritmo habitual.

Pra finalizar, eu gosto de adicionar uma estimativa de prazo à descrição da tarefa. Isso força você a pensar se a tarefa é realmente uma tarefa física associada a um conjunto de esforço ou não. Também pode funcionar para motivá-lo a resolver uma tarefa quando falta apenas meia hora para você ir pra casa.

Gaveta e Arquivo

Projetos que estão sendo encubados são definidos como subpáginas na seção “Gaveta”. São projetos para os quais eu ainda estou coletando ideias, mas que não requerem nenhuma ação ainda. Não contém qualquer tarefa – lembre-se que só seções de “Projetos” deveriam conter tarefas. Assim que eles passem a envolver tarefas, eles são simplesmente movidos da “Gaveta” para a seção “Projetos”.

Projetos que estão finalizados, abandonados ou travados devem ir para a seção “Arquivo”. Não devem conter mais nenhuma tarefa aberta. Quando restam tarefas em um projeto que pretendo arquivar, eu as marco com um [x] para deixar claro que não serão feitas.

De fato, você é perfeitamente livre para mover os projetos de volta do “Arquivo” para “Projetos” quando um projeto é abandonado, dependendo de surgirem novos interesses.

O ponto principal em separar projetos ativos em “Projetos” dos não-ativos emm outras duas seções é que a qualquer mommento você sabe exatamente em que coisas você está trabalhando, apenas dando uma olhada na pasta “Projetos”. Isso também ajuda com as revisões regulares recomendadas no GTD.

Extensões

Eu também uso o plugin Diário para ter uma página de diário para cada dia com anotações das reuniões, etc. Itens das reuniões podem permanecer aqui, mas esse uso é um pouco estranho quando temos uma seção ENTRADA. Pelo menos eu posso me referir às notas de discussão de uma certa data a partir da página de um projeto, etc.

Resumo

  • Cada ação pertence a um projeto ativo. “Tarefas” é uma coleção de pequenas tarefas avulsas

  • Projetos ativos vão para a seção “Projetos”

  • Projetos ativos devem ter objetivos claramente definidos que possam ser avaliados quando concluídos, e marcados com “finalizado” em certo momento

  • Projetos não ativos vão para a “Gaveta” ou o “Arquivo”

  • Cada ação deve ter uma caixa de seleção – possíveis consequências de ações podem ter marcadores comuns caso não tenham ação associada

  • Etiquetas em ações são usadas para gerar listas

  • Algumas listas que não envolvam tarefas podem ter suas próprias páginas, como “Empréstimos”

Round Quantum

Encontrei esse artigo no meu arquivo antigo. Espero que seja útil para quem busca melhorar sua organização pessoal. É baseada em Pomodoro.


Chamamos de quantum uma unidade de tempo de cerca de 1 hora (com margem de 15 minutos para mais ou para menos). Para utilizar esta forma de organização, você precisará de um cronômetro (pode ser de relógio, um cronômetro de cozinha ou um software), além de duas listas de tarefas que precisará manter (mantenha da forma que for mais eficiente para você).

A primeira delas é a lista Hard, que tem as tarefas que realmente tem deadline e precisam ser concluídas em pouco tempo. As tarefas desta lista devem ser pontuais (cada tarefa por ser executada apenas uma vez. Ao ser executada, será removida da lista) e devem estar dispostas em ordem de prioridade: a mais urgente primeiro.

A segunda lista é a Soft, com tarefas importantes mas não urgentes, que tem flexibilidade no prazo de execução. Estas podem ser tarefas recorrentes (por exemplo “publicar artigo no blog”) ou não, e não precisam estar em ordem de prioridade. Recomendo que esta lista tenha no máximo 12 itens.

Comece o dia com 15 minutos dedicados a leitura de e-mail e notícias (ou entretenimento). Se não der para ver tudo, não se preocupe, ao fim de cada tarefa você terá mais 15 minutos.

A primeira tarefa do seu dia deverá ser uma tarefa da lista Hard. Pegue a primeira tarefa da lista, marque o cronômetro para trinta minutos e a execute. Ao término dos 30 minutos, você poderá estender o tempo para no máximo 30 minutos (e só uma vez). Após o tempo gasto na tarefa, pare. Se a tarefa foi concluída, risque da lista. Se não foi, verifique sua prioridade. Caso tenha adiantado bastante seu desenvolvimento e seja possível fazer isso, troque-a de lugar com outra da lista Hard (provavelmente você trocará de lugar com a segunda ou com a terceira).

Agora você pode empregar 15 minutos em contato com o mundo: ler notícias, ler e-mails, ver algum vídeo... De preferência, algo que seja prazeroso e que não explore as capacidades que já são exploradas pelas tarefas. Por exemplo, se você está trabalhando sempre escrevendo, gaste os 15 minutos em algo que não exija escrita de nada.

Para a próxima tarefa, verifique se há urgência na Hard List. Como você já concluiu (espera-se) alguma tarefa dessa lista, pode ser que haja margem para alguma tarefa da Soft List. Se você dispõe de muitos quantuns por dia para gastar nas tarefas, pode pensar em trabalhar de modo alternado: 1 quantum hard, um quantum soft, um quantum hard, um quantum soft... Se o próximo quantum será hard, repita o procedimento acima, como se fosse iniciar a primeira tarefa do dia.

Para o Quantum Soft, sorteie uma das tarefas da Soft List. Se você tem 12 tarefas, pode utilizar um dado de 12 lados (o mesmo para 4, 6, 8, 10, 20 ou 100 tarefas, para as quais existem dados). Para 13, você pode utilizar um baralho comum. É interessante que o último número do seu sorteio não seja uma tarefa, mas uma opção tipo “Hard List”, de modo que a Hard List tenha sempre uma chance de ser atendida novamente. Se não quiser usar dados, você pode usar softwares como o rolldice (GNU/Linux) e o Lancelot (Firefox OS) ou um site como o Random.org.

Com a tarefa sorteada, empregue 30 minutos em seu desenvolvimento. Da mesma forma que acontece com a Hard List, após esses 30 minutos você pode prolongar seu tempo (apenas uma vez) para mais 30 minutos. Se a tarefa for concluída e ela não era uma tarefa recorrente, então risque-a da Soft List. Se ela foi deixada pela metade, reavalie seu grau de importância. Pode ser interessante promovê-la à Hard List.

Por fim, mais 15 minutos a serem dedicados a outro tipo de atividade (informação ou diversão).

Reserve 15 minutos ao final do dia ou período para atividades de fechamento: registro do que foi feito em um diário de bordo, revisão das tarefas para o dia/período seguinte, etc.

Tarefas – especialmente da lista Soft – podem agrupar subtarefas. Se o número de subtarefas crescer muito, coloque-o em uma nova lista.

Para organizar as listas, você pode utilizar um arquivo de texto da sua ferramenta de escritório favorita; um caderno; arquivos de texto plano em uma pasta própria; ou um sistema de wiki pessoal. O bom deste último é que torna fácil o uso de listas adicionais, de modo a tornar as tarefas da lista Soft em meta-tarefas ou agrupamentos de tarefas.

-- Cárlisson Galdino

Imagem do Post: Clear glass with red sand grainer.

Improvisando Checklist e Informação Visual

Download do Firefox

Quando a gente tem que lidar com tarefas divididas em etapas, é interessante utilizar alguma forma de checklist pra facilitar nosso próprio controle. Principalmente quando temos que desempenhar uma mesma tarefa em vários casos.

Exemplo simples é quando você precisa atualizar programas e desempenhar várias tarefas manualmente em vários computadores. Monte uma matriz do que precisa ser feito com as máquinas que precisam ser trabalhadas. Aí, basta ir colocando "V" quando for desempenhando as tarefas.

Interessante também é que você não precisa sempre ter um checklist físico. Pode utilizar o conceito de checklist e improvizar com as ferramentas que tem à mão.

Por exemplo, quando precisei instalar Debian a partir de 6 CDs em um laboratório de informática, fiz o seguinte: comecei a instalação em uma delas colocando a pilha dos 6 CDs na ordem, sobre a máquina e quando o CD 1 era liberado, iniciava a instalação na máquina seguinte. Caso o segundo CD fosse liberado pela primeira máquina antes que o CD 1 fosse liberado pela segunda, eu colocava o CD 2 sobre a segunda máquina, como marcador do próximo passo. Felizmente isso funcionou muito bem na época.

No caso de clonagens, as máquinas do nossos laboratórios têm tampa que protege o drive de CD. Eu deixava todas essas tampas abertas no início, fechando apenas aquelas para as máquinas onde o procedimento estivesse concluído; eis outra forma simples de "marcar" para facilitar controle.

Já no caso de instalação de vários programas em Windows, um "checklist" que costumo utilizar é o Firefox, Simples: primeiro limpo a lista de arquivos baixados. Em seguida, faço download de todas as ferramentas necessárias de serem instaladas. Com a lista de downloads populada com o que preciso, começo a instalar de baixo para cima. Ao concluir cada instalação, removo da lista. Isso facilita muito a operação, principalmente em mais de uma máquina ao mesmo tempo. Alguns programas exigem reiniciar a máquina e o controle do que já foi instalado e do que falta se torna complexo de outra maneira...

Informação visual é outra ferramenta bastante útil para organização. Você conhece o CyanCD? Ele reúne os programas que utilizamos na UFAL - Campus Arapiraca (pelo menos os programas gratuitos que permitem redistribuição). Cada edição deste CD traz um papel de parede próprio. Isso não é só enfeite. Seu uso é como informação visual. Sempre que atualizamos uma máquina - todos os programas necessários - com base em uma edição do CyanCD, colocamos o papel de parede do CD como papel de parede do usuário administrador. Desta forma, quando formos até a máquina no futuro, procurando saber até que CyanCD ela está atualizada, temos a informação visual bem ali, acessível. ;-)

Isso de papel de parede já utilizei também para marcar "versão" do conjunto de programas instalados no Debian. Tipo, professores e alunos pedem para instalar alguns programas que são livres e estão nos repositórios, mas não foram instalados inicialmente. Crio então um script simples que, além de instalar esses programas novos, mudam o papel de parede do GDM. Desta forma, tanto nós que administramos os sistemas como os alunos e professores têm acesso à informação de que uma máquina tem algo novo em relação à outra. Fica fácil até mapearmos e concluírmos o trabalho de atualização quando, por uma razão ou por outra, deixamos a tarefa pela metade.

Certo nível de organização é possível, mesmo sem papéis e coisas muito burocráticas. É só olhar bem a questão e usar as ferramentas que você tem! ;-)